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組織課題や運用に関する導入事例はこちら
ぜひ合わせてお読みください！
“客先常駐”ならではのコミュニケーション課題が解消 Uniposを通じて気づいた「承認」の重要性
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〜自然にUniposに触れる機会を増やし、飽きを防ぐ施策〜
日本電算企画様 ご活用事例
システムインテグレーションサービスを中核にしたトータルサポートを、中央省庁・独立行政法人向けに提供する日本電算企画株式会社様。
同社ではUnipos導入後、想定よりも3割増しでコミュニケーションが活性化するなど大きな効果が表れています。
これほどの成果が出た背景には、社員の皆様が飽きることなくUniposを使い続けられるように工夫を凝らした施策の数々がありました。
同社のUnipos導入と運用のポイントをシステム開発部門・部長の田中 久則 様と、
コンサルティング部の神田 莉穂 様に伺いました。
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【こんな課題をお持ちの企業様におすすめです】
・Uniposをスムーズに現場へ浸透させたい
・Uniposの導入に否定的な意見が出てしまったのでなんとかしたい
・社員がUniposに飽きて利用率が低下するのを防ぎたい
もくじ
●ご導入前にされたこと
導入前の施策1.【意思決定の速度を上げ、現場を巻き込む】～現場浸透チームに全社員の3分の1が参加～
導入前の施策2.【導入の目的をしっかりと伝える】～現場浸透チームに説明会を実施、参加できなかった社員には動画で伝達～
●運用開始時にされたこと
導入後の施策1.【Uniposをさらに使いやすく】～若手の意見を尊重してハッシュタグを設定～
導入後の施策2.【Uniposへの飽きを防ぐ】～「お誕生日通知サービス」でUniposに触れる機会を増やす～
●実際の投稿のご紹介
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日本電算企画様 ご活用事例
“客先常駐”という業務スタイルの性質上、どうしてもコミュニケーションが希薄になりがちだったという日本電算企画様。コミュニケーション活性化のためのソリューションを探していた田中様が出会ったのがUniposでした。
田中様はシステム開発部門の部長という立場でしたが、自らUnipos導入の旗振り役を志願。経営層への提案から導入まで一貫してご担当されました。
導入前の施策1.【意思決定の速度を上げ、現場を巻き込む】
～現場浸透チームに全社員の3分の1が参加～
日本電算企画様のUnipos導入施策でユニークなのは、導入推進チームを役員や部長といったマネジメント層で構成し、現場浸透チームは現場の各プロジェクトからメンバーを選出して構成した点です。
このような構成にすることで、導入時の意思決定を速度を上げ、一方で現場への浸透については多くの現場メンバーを巻き込んで進められたそうです。
また、導入推進チームと現場浸透チームの間を橋渡ししたのが「社員会」です。社員会はもともと同社にある社内組織で、社内行事を取り仕切ったり、社員から会社への意見の窓口になったりする役割を持っています。
社員会が導入推進チームと現場浸透チームの間に立ち、双方のコミュニケーションハブになることで、誤解や反発を生まずにUniposの浸透を進めていけたそうです。
導入前の施策2.【導入の目的をしっかりと伝える】
～現場浸透チームに説明会を実施、参加できなかった社員には動画で伝達～
日本電算企画様のUnipos導入は、最初からすべてがうまくいったわけではありませんでした。
コロナ禍もあり、直接集まってUnipos導入に関する説明会を開けなかったことから、田中様は一旦、資料を配布して導入目的を周知しようとしたといいます。
しかし、その後のヒアリングで、社員の方からは「いまいち導入目的が理解できない」という声があがり、田中様は急きょオンライン会議による現場浸透チーム向け説明会を実施することにしました。
数回に分けて説明会を開催し、丁寧に導入理由を説明することで、現場浸透チームの理解も進んだといいます。
さらに、仕事の都合で参加できなかった社員に向けて、説明会の様子を録画したデータを公開。丁寧に対応を続けたことで、その後は社員の皆さんの理解も得られ、社内が一丸となって導入できたのだそうです。
導入後の施策1.【Uniposをさらに使いやすく】
～若手の意見を尊重してハッシュタグを設定～
田中様、そして現場浸透チームで社員会にも属する神田様は、Unipos活用を盛り上げるために様々な工夫を凝らしています。
その1つがハッシュタグの設定です。ハッシュタグには同社の行動指針である「#誠実と信頼」「#研鑽と探求」「#情熱と革新」に加えて、Uniposで目指す組織像である「#称賛できる組織」や、
社長の横江様のキャッチフレーズである「#『見える』『聞こえる』『話せる』を新たなスタイルで」、汎用的なタグとして「#部署を超えて」「#あの日の感謝」「#私は知っている」などを用意しています。
また、若手社員からの意見を参考にハッシュタグの削除や追加を行っており、より社員の皆さんが使いやすいように改善。
たとえば当初、「#さすが」というハッシュタグを設定していたのですが、若手社員から「先輩や上司に対して使いにくい」という意見が出たため、「#尊敬」というハッシュタグを追加したそうです。
こうした取り組みが、社員の皆さんのUnipos活用のモチベーションアップにつながっているのです。
導入後の施策2.【Uniposへの飽きを防ぐ】
～「お誕生日通知サービス」でUniposに触れる機会を増やす～
長くUniposを使っていると、どうしても利用率は低下しがちです。こうした“飽き”を防ぐために、日本電算企画様では「お誕生日通知サービス」というユニークな施策を行っています。
「お誕生日通知サービス」は、社員の誕生日をUniposで祝おうという取り組みです。
プライバシーの観点から、誕生日を公開しても良いという社員だけが参加しています。
お誕生日通知サービスへの参加希望者は、まず「Unipos誕生日メールリスト」に自身の誕生日を登録します。
そして自分の誕生日を迎えると、自動的に他に社員に「本日、○月○日にお誕生日を迎えた仲間がいます！ Uniposからお誕生日メッセージを贈ってみませんか！」というメッセージが送信されるのです。
このメッセージにより、社員は「今日は○○さんの誕生日なんだな」ということがわかり、Uniposでお祝いのメッセージとポイントを送るという流れです。
ご紹介いただいた投稿は、「お誕生日のお祝いとともに、若い頃の話が出てきて良かった」と田中様よりご紹介いただきました。
お二人の仲がうかがえるハッシュタグも素敵です。
ある程度の規模の組織であれば、高い頻度で誰かしらの誕生日が訪れますから、そのたびに社員はUniposに触れ、Uniposの存在を意識することになります。
Uniposを使うきっかけを用意することでUniposの活用を促進する優れた施策です。
リモートワークによって低下しがちなコミュニケーション頻度の改善や、会話のきっかけづくりにも効果的です。
日本電算企画様で日常的に送られている投稿を一部紹介します！
「こんなふうに投稿しましょう」というアドバイスをしてしまうと社員の皆さんが構えてしまうと考え、田中様はあえて投稿のアドバイスはされていないそうです。
また、「感謝」だけじゃなくて「応援」とかでもいいよ！ など、選択肢や自由度を広げたのが良い方向に作用したのだといいます。
印象的だったという投稿を少し見せていただきました。
ここでは紹介しきれないほど素敵な投稿が毎日のようにたくさん交わされていることが伺えます。
誰にとっても初めてで苦労のたえないコロナ禍という状況だからこそ、大切な情報発信を。 コロナ禍ならではの投稿ということで印象的だったそうです。
1ヶ月の終わりに業務フォローの感謝を伝える素敵な投稿です。
ハードで多岐にわたる業務の苦労が伺えます……
常駐先の様子は本人以外はあまりわからないもの。同じ常駐先の者同士のやりとりで、離れて働く同僚の頑張りが見えてくる投稿です。
ハッシュタグにある「シルクロード」とは、「社員のアンケートに基づく会社への提言」や、BBQ・忘年会といった各種イベントの実施など、活発に活動している社員会の呼称です。社員の働きやすさを促進するチームの努力が垣間見える投稿です。
感謝と激励で、年度末の忙しさを乗り切れる気持ちになれる投稿です。
リモートでの会議やセミナーが主流になってきたからこそ、新しい取り組みも一気に増えましたね。そんな中できちんと丁寧な仕事の進め方をされる様子が伺える素敵な投稿です。
長時間でのオンライン会議は、対面とはまた違った体力を使いますよね。労いと今後の気合入れに向けての投稿に心が燃えます。
自分の部署の主業務だけでなく、他部署や会社を越えた大切な取り組みに関する投稿です。
かっこいい表現のハッシュタグが素敵です。
田中様によると、「惚れてまうやろ」の言い方がとてもお気に入りだそう。
このような運用の工夫により、日本電算企画様のUnipos利用率は高い数字を維持。さらに投稿の平均文字数も増加傾向にあり、投稿内容がより具体的になっているといいます。
「Uniposを導入したいけれど、導入推進チームと現場浸透チームをどんなふうにつくればいいのかわからない」
「Uniposの導入趣旨をきちんと伝えられるだろうか。社員から否定的な声は出ないだろうか」
「導入してもすぐに社員が飽きてしまうのではないか」
このようなお悩みをお持ちの企業様は、ぜひ今回の日本電算企画様の取り組みを参考にしてみてはいかがでしょうか。